مقدمه

کارفرمایان در تلاش هستند تا محیطی را به وجود آورند که جدا از مسائل کارخانه ای و در معنای عام، محیط تولید، کلیه امور اداری، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد، از مهمترین شاخصهای این دوره انجام مطالعاتی در مورد جایابی و فضاسازی برای محیطهای اداری بود.

در حقیقت در این دوره سعی در جدا نمودن فعالیتهای اداری از فعالیتهای تولیدی گردید و در نهایت واحدهای ستادی از لحاظ مکانی از واحدهای اجرایی جدا گردیدند. تفکر این دوره، این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان، بیشتر امور محاسباتی نظیرحسابداری، دبیرخانه و حقوق و دستمزد و مالی بوده فراهم گردد.

فناوری کامپیوتری

با ورود کامپیوترهای کوچک که از سرعت و دقت بالایی بهره مند بودند، مدیران تصمیم گرفتند با استفاده از این وسایل و سرمایه گذاری در کامپیوتری کردن سازمان خود از سرعت و دقت کامپیوترها در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده نموده و پیامد این حرکت به وجود آمده، این بود که کاربران را برای انجام امور روزمره شان به خوبی یاری نمود.

فناوری ارتباطات

امروزه سیستمهای اداری سیستمهای جهانی هستند که وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات می باشد که نوعا ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار می باشد. از مشخصات دیگر این دوره که هم اکنون ما در آن بسر می بریم، این است که سازمانها و شرکتها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و با کیفیت پی برده اند و در بازارهای پیچیده امروزی عدم وجود ارتباط با منابع اطلاعات به معنای از دور خارج شدن سازمان می باشد. به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات می باشد.

چرخه حیات سيستم

هر سیستمی در سیستمهای اطلاعاتی رایانه محور مانند یک ارگانیسم زنده می باشد که در آن متولد می شود، رشد می کند، تا به بلوغ می رسد، عمل می کند و در نهایت می میرد. این فرایند تحول چرخه حیات سیستم نامیده می شود و شامل مراحل ذیل می باشد: برنامه ریزی، تحلیل، طراحی، اجرا، به کار بردن. دوره حیات یک سیستم مستلزم گذر از مراحل استانداردی است که هر یک به فعالیتهای مدیریتی نیاز دارد. سیستم ممکن است به دلایل فنی یا سایر اشتباهات یا عدم مطابقت با تغییر محیط کمتر مفید و مؤثر واقع شود. همچنین احتمال دارد زمانی که برای سیستم جدید برنامه ریزی می شود، نقایص زیادتر گردد. مرحله نهایی دوره حیات یک سیستم، جایگزینی آن است طول حیات هر یک از این مراحل در سیستمها متفاوت است.

البته قابل ذکر است چون که امروزه اکثر سیستمها بصورت رایانه ای طرح ریزی می شوند و رشد رایانه و فناوریها و اطلاعات و ارتباطات زیاد است دوره حیات سیستمهای رایانه ای نسبتا کوتاه می باشد. اصل اساسی تجزیه و تحلیل یک سیستم و طراحی، عبارت است از تشخیص نیاز یک سیستم به تجدید نظر و یا جانشینی آن و اصل دوم سلسله مراتب و اولویت و آمادگی جانشین سازی سیستم قبلی است.

اتوماسیون اداری

نعریف یک اتوماسیون: عبارت است از فراهم سازی همه نیازمندیهای بشر و انجام همه کارهای بشر به وسیله ماشین بطور اتوماتیک، به نحوی که دخالت دست بشر در آن روز به روز کمتر شود.

تعریف دو اتوماسیون: عبارت است ازتغییر و جایگزینی وسائل اداری مورد استفاده از دستی به الکترونیکی.

تعریف سه اتوماسیون: به معنای سیستمی است که در آن کارهای پیچیده و مشکل با حداقل اشتراک انسانی به شکل مشخص و مطمئن توسط ماشینها و دستگاه های خودکار انجام می یابد.

اتوماسیون: در دایره المعارف ویکی پدیا اتوماسیون چنین تعریف شده است. اتوماسیون استفاده از سیستمهای کنترل، مثل کنترل عددی کنترل قابل برنامه ریزی منطق و دیگر سیستمهای کنترل صنعتی است. همچنین شامل کاربردهای فناوری اطلاعات مثل فناوری طراحی با کامپیوتر جهت کنترل  فرایندها و ماشین آلات صنعتی و نیز کاهش نیاز به دخالت انسان می باشد. از دیدگاه صنعت، خودکاری، گامی در جهت ماشینی کردن می باشد. اولین کاربردهای اتوماسیون در کارخانه شروع شد. در اواخر سالهای دهه ۱۹۵۰ ماشین آلات تولید چنان طراحی شده بودند که بتوانند به وسیله سوراخهای منگنه شده در نوار کاغذی کنترل شوند. این کاربرد کنترل عددی نامیده شد و ماشین آلات می توانستند سریع تر و با دقت بیشتری نسبت به زمانی که متصدیان انسانی داشتند کار کنند. مؤسسات، اتوماسیون کارخانه را به عنوان وسیله ای برای دستیابی به بهره وری بیشتر و انجام رقابت بهتر در بازارهای جهانی تلقی کرده اند.

اتوماسیون: عبارت است از فناوری که با دو ابزار اساسی در ارتباط است، ۱- مکاترونیک ۲- کامپیوتر و در تولید محصولات و یا ارائه خدمات بکار گرفته می شود.

اتوماسیون بطور موسع به دو دسته اساسی تقسیم می شود: ۱- اتوماسیون کارخانه ای ۲- اتوماسیون خدمات

از جهت ماهیت نیز اتوماسیون به سه دسته اصلی تقسیم مي شود: ۱- اتوماسیون ثابت ۲- اتوماسیون برنامه پذیر ۳- اتوماسیون منعطف.

اتوماسیون ثابت: متشکل از دسته ای از ابزار های خودکار سازی محیط کاری در جهت اهداف مشخص و با یک طراحی مهندسی از پیش سفارش شده است. این نوع از اتوماسیون سخت نیز نامیده می شود، در ارتباطی تنگاتنگ با تلاش برای ایجاد «کارایی حداکثر» قرار داشته و از انعطاف آنچنانی در مقابل تغییرات اساسی در مجموعه کاری برخوردار نیست. اتوماسیون ثابت یا سخت تنها زمانی قابل کاربرد اصولی است که طراحی مجموعه کاری از ثبات برخوردار بوده و محصولات و خدمات مجموعه نیز دارای چرخه عمر طولانی تری باشند.

اتوماسیون برنامه پذیر: حاوی یک برنامه قابل کنترل به عنوان برنامه پشتیبان نهایی در مجموعه است که در آن قابلیت سازگاری مجدد با پاره ای از تغییرات از پیش دسته بندی شده وجود دارد. در این نوع از اتوماسیون الگوهای معینی برای تغییرات متناسب با محیط وجود دارد که از آنها در طراحی برنامه کنترلی مزبور استفاده می شود.

اتوماسیون منعطف: حاصل ایجاد حداکثر تغییر در فناوری برای ایجاد بیشترین کارایی در ارائه محصول و خدمات است در کمترین زمان ممکن، در یک سیستم اتوماسیون منعطف، اجزاء بسیاری در سیستم فعلی تغییر می یابند تا امکان ارائه محصول مطلوب فراهم شود. به همین ترتیب در اتوماسیون منعطف امکان زمانبندی منعطف تر برنامه های تولید و ارائه خدمات، به تناسب برنامه ریزیهای رقابتی برای شرکتهای بزرگ در بازار متحول امروز دارند، آنها قادرند بیشترین میزان ادغام فعالیتهای هماهنگ را برای ایجاد حداکثر سازگاری با شرایط موجود صورت دهند.

اداره

اصولا اداره چیست و برای چه به وجود آمده است؟ در اساطیر، داستان شهری به نام مدینه فاضله نقل شده است که در آن هرکس وظیفه خود را به خوبی می داند و طبق آن عمل می کند و بدون هیچ نوع خودخواهی به اندازه معلوم از امکانات بهره می برد. در دنیای واقعی، روابط اینگونه نیست.

اولا: معلوم نیست که هرکس به تنهایی بتواند نیروی خود را در جهت تعالی عمومی بکار بندد. ثانیا: هرکس می خواهد حداکثر امکانات را در اختیار خود بگیرد، پس حتما باید کسانی باشند که با مدیریت واحد و نظارت بتوانند امکانات را در جهت رشد و توسعه بکار برند. از دیدگاه یک خبرنگار دفتر محل کار او، منزل و یا حتی یک کیوسک تلفن است. از دید یک دانش آموز دفتر محلی است که معلمان و مدیران در آن جمع می شوند و از دید رانندگان شرکت حمل و نقل، دفتر محلی برای جمع شدن آنها و انتظار برای رفتن به یک مأموریت است. وجه اشتراک تمام این محلها رد و بدل شدن اطلاعات است. این خود دلیلی برای ارتباط تنگاتنگ اداره و اطلاعات است.

از این دید اداره یا دفتر محلی است که کارگزاران دفتری، حرفه ای و یا مدیران اطلاعات مربوط به حرفه خود را رد و بدل و پردازش می کنند. اصولا اطلاعات به چهار صورت می توانند انتقال یابند.

• دیتا: اطلاعات بدون رعایت جمله بندی
• متن: کلمات با قواعد جمله بندی
• صوت
• تصویر

اداره با رایانه و یا بدون آن محلی است که باید در آن اطلاعات تبادل و پردازش شود. این کار در سطوح زیر انجام می شود:

سطوح دفتری: در این سطح تبادل اطلاعات بصورت هدایت کننده ورودیها انجام می شود. (یعنی اطلاعات با نرخی متغیر و بصورت تصادفی وارد می شود و سپس آماده سازی و ذخیره می گردد).

سطوح مرتبط: افراد حرفه ای و فنی جزء این دسته هستند. از جمله این افراد می توان از کارشناسان، مأموران فروش، مهندسین مرتبط با رایانه و غیره نام برد. در این قسمت کارها به صورت ارباب رجوع محور انجام می شود. افراد در این قسمت به جستجوی اطلاعات می پردازند و پس از تحلیل آن به نتیجه ای منطقی می رسند. مثلا یک مأمور فروش باید به روشهای متعارف مشتریان را بیابد و اطلاعات مربوط به نیازهای آنها را بدست آورد.

سطوح مدیریتی: افراد این دسته با گرفتن اطلاعات از دو سطح پایین تر و مرور و تحلیل آنها پس از بحثهای لازم تصمیم گیری می نمایند. در واقع افراد این سطح هدایت کننده هستند لازمه این کار یک  ارتباط دقیق و تعریف شده این سطوح با هم و با خارج می باشد.

 اداره مجازی

گفتیم که امروزه سیستمهای اطلاعات مدیریت از مفهوم اولیه خود گسترش پیدا کرده کلا به صورت کاربرد رایانه در زمینه تجارت و مؤسسات در آمده است. اولین پدیده ای که ورود این نگرش به مؤسسه در بر خواهد داشت اتوماسیون خواهد بود که در نهایت منجر به دفتر مجازی می شود.

اولین اتوماسیون اداری در فعالیتهای دفتری و منشی گری بکار برده می شد. بعد ها نیازهای ارتباطی مدیران و دیگر به کاربرندگان دانش تشخیص داده شد. در سالهای اخیر، دامنه کار اداری از مکانهای ثابت به موقعیتهای از راه دور گسترش یافته است که پیوند در این نوع ادارات از طریق ارتباطات داده ها صورت می گیرد. موقعیتهای از راه دور که شامل خانه، اتاقهای متصل، خودروها و هر مکان دیگری که کارکنان اداره ممکن است باشند، اداره مجازی نامیده می شود، اداره مجازی برای شرکتها مزایایی چون کاهش هزینه امکانات و تجهیزات یک شبکه رسمی ارتباطی، کاهش توقف کاری و یک نوع کمک اجتماعی را دارد. البته در برابر این مزایا اشکالاتی هم در بر دارد.

اشکالات عمدتا شامل کارکنان می شوند بطوریکه آنها احساس عدم تعمق به شرکت، ترس از دست رفتن شغل، وجدان کاری کمتر و تنش خانوادگی خواهند داشت که البته شرکتها می توانند حلقه ارتباط خود را با کارکنان از طریق تماسهای تلفنی مداوم، به کار بردن کنفرانسهای تلفنی، ملاقاتهای منظم همیشگی، حفظ کرده و با این کار اشکالات را کاهش دهند. هدف اصلی اتوماسیون اداری بدون توجه به اینکه چه کسی آن را بکار می برد، افزایش بهره وری می باشد.

اولین کاربرد اتوماسیون اداری واژه پرداز بود که روشی استاندارد، برای تولید اسناد چاپی مانند نامه ها، یادداشتها و گزارشها بود. نامه الکترونیکیو نامه صوتی، راهکارهایی بودند که ارتباط تلفنی را به چالش طلبیدند. در هر دو مورد فوق، جعبه پستی کاربران در حافظه رایانه قرار دارد. تقویم الکترونیکی شخص را در شرکت برای دسترسی به تقویتهای ملاقات دیگران برای ملاقات و جلسه با آنان یاری می کند. کنفرانس از راه دور از دیگر امکانات اداره مجازی می باشد. سه نوع  کنفرانس از راه دور وجود دارند کنفرانس ویدئویی دو عنصر صوت و تصویر را با هم ترکیب می کند. کنفرانس رایانه ای مشابه نامه الکترونیکی می باشد به جز اینکه  شرکت کنندگان و موضوعات آنها خیلی محدود تر هستند.

فاکس یک دستگاه یک برنامه با ارزش برای اتوماسیون اداری است ولی عمومیت آن از بوجود آمدن یک اداره بدون کاغذ جلوگیری می کند. ویدئوتکست، مواد متنی و گرافیکی را از طریق حافظه رایانه قابل دسترس می سازد. سیستمهای تصویری پیشرفته بر محدودیتهای کاغذ و ذخیره میکروفرم و فناوریهای دیسک فشرده غلبه کرده است. نشر رومیزی برنامه کاربردی در اتوماسیون ادارات می باشد که توانایی تولید ارتباطات چاپی یا تصویری حرفه ای و تخصصی را دارد. اتوماسیون اداری می تواند با ارائه پیوندهای ارتباطی به حل مشکل کمک نماید. ترکیب اتوماسیون اداری برای یک مدیر بر اساس خصوصیات سازمان، سلیقه های شخصی و منابع دسترسی شکل می گیرد. بعضی برنامه های کاربردی اتوماسیون اداری، جایگزینهایی برای روشهای ارتباطی سنتی هستند در حالیکه دیگر برنامه ها فرصتهای جدیدی را ارائه می دهند.

مزیت و کارایی اتوماسیون اداری

نسل اولیه ی سیستمهای اطلاعاتی دفتری که شامل واژه پرداز، صفحات گسترده و پست الکترونیکی می باشد، در ابتدا کارهای دفتری و کارکنان تخصصی دفتر را حمایت می کرد، مزایای بیشتری را جهت حمایت کارکنان مدیریتی ایجاد می کند. در تمامی تعاریف یاد شده، افزایش کارایی مدیران و کارکنان دفتری با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری مشهود است.

پس، جهت افزایش کارایی، استفاده از این سیستمها برای مدیران یک اصل اساسی خواهد بود. به منظور درک هر چه بهتر اتوماسیون اداری، ابتدا بایستی دفتر یا اداره را تعریف نمود. دفتر را می توان به یک اتاق قفسه بندی شده یا محوطه ای وسیع که در آن، همه پرسنل دارای میز کار شخصی هستند، تعبیر نمود. دفتر، محلی است که فعالیتهای مدیران و سرپرستان سازمان در آن انجام می شود. دفتر، اجزایی را که شامل سیستم مفهومی سازمان است در خود جای می دهد. افراد، ابزار، وسایل و تدارکات همگی جزء این سیستم می باشند.

دفتر الکترونیکی ایده ای است که زمان تحقق آن فرارسیده است. هدف آن بهبود کارایی ارتباطات از طریق کاهش زمان تهیه اطلاعاتی است که برای ارتباطات با دیگران مورد نیاز می باشد و نیاز به بررسی زیاد در داخل مدارک برای جستجوی اطلاع جزئی را حذف می کند. دفتر الکترونیکی همچنین روشهای ترکیبی جهت اقدام به پست الکترونیکی، ایجاد می کند. اطلاعاتی که تاکنون به صورت دستی تهیه، ذخیره، بازیابی و توزیع شده اند به صورت الکترونیکی انجام شوند و مهم نیست که آنها در کامپیوتر روی میز، در راهرو پایین، در طول خیابان یا در طول اقیانوس ذخیره شده باشد. سرعت و کارایی در ساخت هر نوع از اطلاعات و برای هر هدفی تحت تأثیر مکان قرارنمی گیرد.

بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی بنام اتوماسیون اداری وجود ندارد بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیتهای اداری را اتوماسیون اداری می نامند اما از دهه ۱۹۶۰ که جنبه های بیشتری از کاربردها و فعالیتهای اداری و بازرگانی گسترش یافت وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که جمع عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را در برگیرد به وضوح احساس شده که با نامهای مختلفی همچون سیستمهای اداری، سیستمهای اطلاعات اداری، سیستمهای کاربر نهایی و سیستمهای محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است. ولی

عمومی ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستمهای اداری بنام اتوماسیون اداری نامیده می شود. سیستمهای فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاه های کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستمهای اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است که میتواند در دل خود سیستم دبیرخانه و بایگانی اسناد را نیز جای دهد.

اتوماسیون اداری مشتمل بر تمام سیستمهای الکترونیک رسمی و غیر رسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج مؤسسه و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است.

اتوماسیون اداری کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیتهای دفتری به منظور افزایش کارایی ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می تواند به مدیر سود برساند.

اتوماسیون اداری اتوماسیون اداری یعنی نظام اداری مکانیزه همراه با مدیریت گردش کار که در سازمانهای مختلف، متنوع و متفاوت است یا به عبارت دیگر ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیتهای اداری را اتوماسیون اداری می نامند. یا به عبارت دیگر کاربرد وسایل الکترونیکی در فعالیتهای دفتری به منظور افزایش کارایی و کاهش هزینه ها.