مهارت های ارتباط تلفنی

مهارت های ارتباط تلفنی

امروزه راه های فراوانی برای ارتباطات، مانند تلفن، پیامک، ایمیل، شبکه های اجتماعی و …  وجود دارد که باعث شده ارتباطات و ملاقات های حضوری افراد کمتر شود،

تلفن یکی از وسایل ارتباطات تلقی می شود که تاثیر فراوان در بازاریابی و فروش خدمات و محصولات شرکت ها گذاشته و می تواند هزینه های بازاریابی را کاهش بدهد.

همانطور که هر حرفه ای نیاز به یادگیری مهارت دارد، ارتباط تلفنی نیز دارای تکنیک ها و مهارت هایی می باشد که اگر مدیران و پرسنل مختلف سازمانها این موارد را فرا بگیرند می توانند در ارتباطات خود موفقیت های بیشتری داشته باشند.

مهارت های فردی در ارتباط تلفنی را می توان به 4 قسمت تقسیم نمود:

– پیش از شروع مکالمه تلفنی

– هنگام شروع مکالمه

– حین مکالمه

– پایان و فرجام مکالمه

در این مقاله به بحث در مورد برخی از مهارت های مورد نیاز پیش از شروع مکالمه می پردازیم:

1-   هدفمند و با برنامه ریزی باشید:

برنامه ریزی کنید که با چه کسی می خواهید تماس بگیرید؟ چه موضوعی باید مورد بررسی قرار گیرد، و آمادگی کامل داشته باشید،

حتما میز کار مرتب داشته باشید و از یک تقویم نزدیک خودتان استفاده کنید.

2-   حتما آراسته باشیــد:

داشتن لباس رسمی و مرتب در حین مکالمه باعث می شود لحن و صدای شما بهتر و رسمی تر شده و از کلمات بهتری را استفاده نمایید، این موضوع تاثیر کاملی روی مشتری ومخاطب شما خواهد گذاشت.

3-   از آینه استفاده کنید:

تمام انسانها هنگامی که در آینه نگاه می کنند چهره شان شاداب تر و لبخند بر لب دارند، در ضمن چهره و وضعیت ظاهری آراسته تری خواهید داشت، تمام این موارد از طریق صدای شما به مشتری و مخاطبتان منتقل می شود.

4-   حتما کاغذ و قلم آماده کنید:

در کنار خودتان کاغذ و قلم آماده کنید تا نکات و مواردی که مشتری می گوید را یادداشت کنید، این موارد می تواند نام مشتری، سازمان مشتری، خواسته های مشتری و … باشد. هیچ موقع از مشتریان نخواهید حرفشان را تکرار کنند،

فرض کنید بنده در تماسی به مخاطب می گویم: « سلام من شیخ علی هستم از ایران آکادمی، می خواستم در مورد خدمات شما برای طراحی تبلیغات  صحبت کنم. »

مخاطب در حین صحبت می گوید : « ببخشید فامیلیتون را دوباره می فرمایید»  و یا  « ببخشید فرمودید از کدام شرکت تماس می گیرید»

این یک اشتباه بزرگ در مذاکره تلفنی هست، در ذهن ناخودآگاه مشتری، شما به وی  توهین کردید.

5-   مکان مکالمه:

در محل مناسب و دور از تشویش یک مذاکره تلفنی را انجام دهید، هیج وقت هنگام رانندگی و  پشت ترافیک محل مناسبی برای مذاکره تلفنی نخواهد بود.

6-   و نکته آخر. سرحال باشید..

هنگام خستگی از تماس تلفنی خودداری کنید، چرا که این خستگی از طریق صدای شما به مشتری منتقل می شود.